特殊时期企业针对员工居家办公的规范要点

发表时间:2022-05-11 所属分类:诺臣说法

当前,我国正值疫情应急处置的关键阶段,为有效控制和降低疫情传播风险,最大程度保障企业有序运转和员工健康安全,政府部门导有条件的企业采用居家办公等灵活措施。不同于传统用工模式,居家办公背景下企业对员工工作行为的管理能力将会大大减弱,也催生了不少新的风险点,因此居家办公对用人企业管理提出了一系列的问题。

张扬律师团队近两年新冠疫情防控期间帮助多家企业制定疫情防控期间居家办公管理制度,为企业提供针对员工居家办公的规范要点以及管理建议:

一、企业如何正确开启居家办公模式

由于新冠疫情的社会管理特殊性,综合考虑疫情现状以及生产经营需要,多数企业会情况安排员工居家办公,必然会出现员工办公物理位置调整的结果,某些员工会以企业更改与劳动合同不一致的工作地点而提出异议,但根据司法实践该调整一般难以理解为对员工产生重大不利影响,故而安排或取消在家办公,如不涉及权利滥用的,行政司法部门一般支持用人企业的安排。

律师建议:

据此建议企业安排员工居家办公的,应注意考虑安排员工居家办公的合理性以及履行与告知员工的义务。

二、居家办公期间企业如何有效管理员工

居家办公模式下,办公地点的变化导致双方不处于同一物理场所,企业管理者与员工之间因信息存在滞后风险导致无法及时回复工作信息,也会明显改变员工的工作沟通方式、团队交流氛围乃至组织的绩效产出,很容易出现工作目标性不强、竞争驱动性不足、工作结果管控困难、部门信息沟通延迟等情况,为了让管理取得更加高效而且直接的效果。

律师建议:

1.企业安排员工在家办公的,应注意提前明确考勤方式并告知员工,企业要求员工定时定点进行企业考勤系统(如钉钉打卡、微信打卡等)线上打卡考勤,除固定时间打卡外,企业也可以在工作期间采取随机考勤抽查的方式,但无论企业选择哪一种方式,都需要形成电子考勤记录,企业应每周或每月将员工的电子考勤记录发送给员工,要求员工确认对电子考勤记录是否有异议。

2.合法合理制定相应居家办公期间的工作奖惩机制和考核标准,并且企业在制定规章制度时,须严格履行相应的民主和公示程序,充分保障员工通过民主程序参与企业民主管理的权利。同时,根据企业实际要求合理对员工设定阶段性的绩效目标(如按月、按周)、工作计划和周报,对员工的工作表现也可通过邮件、微信会议等线上会议方式进行及时反馈工作成果。

三、居家办公期间员工如何履行保密义务

居家办公期间由于办公的地点和条件的变化,使得企业原本采用的专用内部网络无法在员工家里运行,员工使用家庭网络进行办公以及企业文件的下载与发送,导致企业内部商业秘密外泄的风险大大提升,如何实现员工居家办公期间保守企业机密。

律师建议:

企业应告知员工保护商业秘密的重要性,以及具体的保护方式和步骤,提示员工如何识别、正确处理涉及企业商业秘密的文件,并对内部文件加盖企业名称水印,防止员工用于其他商业目的,同时积极鼓励员工在相对安全的私人空间进行工作。必要时,企业可以要求员工承诺并签署保密承诺书,提高员工居家办公期间保守商业秘密的主观能动性。

四、居家办公期间企业如何应对发生“意外”的员工

为防止疫情扩散,政府部门鼓励用人企业安排员工灵活的办公方式,以在线办公或者居家办公等方式来提供劳动的,居家办公期间,应当属于法定的“工作时间和工作岗位”。当员工在家办公途中发生伤亡,随之而来的工伤的认定与赔偿。

律师建议:

1.员工居家办公期间,企业应当保存好员工居家的考勤及工作等证据,以此证明其是在居家办公的工作期间为完成工作任务而发生的意外伤亡。

2.如果发生意外伤害或突发疾病48小时抢救无效死亡,难以界定是否属于工伤的,企业也应当及时进行工伤申报备案,防止因此对事实的理解错误,延误工伤申报工作,进而需要承担相关法律责任。

3.企业应当为员工购买工伤责任保险是对自身最大的权益保障。

叶雯斐 | 广东诺臣律师事务所张扬律师团队

拥有大型国企单位法律顾问工作经验,帮助企业建立规章制度、熟悉企业合同审查与管理;诉讼案件擅长处理劳动合同纠纷、工伤赔偿、培训协议等劳动争议。

叶雯斐律师目前还是韶关市武江区第十届人大代表。

 

 

 

 

供   稿 | 毛   洁

排   版 | 董丽娜

核   稿 | 苏慧英

审   定 | 张    扬