没想到!员工报销费用与工资合并一起发放竟有那么大的风险…

发表时间:2021-03-26 所属分类:

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企业在日常经营中,员工垫付资金购物、办事,或者员工出差的情况非常普遍,不可避免地会出现员工报销的情况。而报销流程繁杂,财务人员不仅需要基本核实产生费用的真实性,还要核对数额、向管理层申请批款,因此工作量并不小,大部分企业都采用月结报销的形式,一些企业便直接将报销费用连同工资一起发放给员工,这样的“方便”操作有什么样的风险呢?

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如我们所知,报销款是指员工因为履行工作职责而实际支出的费用,并不属于工资收入的范畴。如果报销款每个月金额固定且随工资一起发放(如上图工资条),很可能被认定为工资的组成部分,这种操作可能导致企业在人事变动时支付更多经济补偿金、赔偿金。

【案情简介】

王某于2018年入职A公司,岗位为市场经理,工资标准为10000元,聘用书上明确该岗位拥有出差津贴。因王某岗位的特殊性,需经常到异地考察,每个月报销费用高达上万元,由于报销频繁,公司于每月底将王某的报销与工资一起发放,并直接列入工资表中“出差津贴”一栏。一年后,A公司因现金流问题经常拖欠王某工资,王某以此为由书面提出解除劳动合同,并要求公司按照18000元工资标准支付经济补偿金。A公司不同意支付,王某便向当地劳动仲裁委员会提起劳动仲裁,双方争议焦点为经济补偿金计算基数问题。

【审理结果】

仲裁庭审理后认为,公司支付给王某的工资具有时间、金额相对稳定的特点,且王某的聘用书中明确了出差津贴,A公司未能就此费用为报销费用提供有效证明,故支持了王某的主张,以18000元为基数计算经济补偿金。

【律师建议】

仲裁庭或法院在计算补偿金、赔偿金时,是以离职前十二个月的平均工资作为计算基数。若公司将报销连同工资一起发放,又难以举证此部分确为报销的话,很有可能被认定为工资组成部分,计算出更高的经济补偿金和赔偿金。

除此之外,根据《个人所得税法》第二条,需要缴纳个人所得税的范围为:(一)工资、薪金所得;(二)劳务报酬所得;(三)稿酬所得;(四)特许权使用费所得;(五)经营所得;(六)利息、股息、红利所得;(七)财产租赁所得;(八)财产转让所得;(九)偶然所得,而报销并不属于上述费用的任一一种。对于员工来说,公司将报销与工资一起发放,将造成报销部分实际为工资收入部分的误会,导致员工将缴纳更多个人所得税。员工到手的工资更少了,自然难以维持员工对公司的满意度。

对于企业来说,这将给“社保入税时代”埋下不良种子。若企业常年将报销连同工资一起发放,那么经大数据分析检测,很容易造成报销部分就是员工的工资组成部分的税务误会,企业必须按照“工资”总额来购买相应的社保,将大量增加营业成本,否则将面临被扣上逃税帽子的风险。

报销与工资一起发放,对公司、对员工都存在一定的弊端。企业可制定更清晰、规范的报销流程,并将报销与工资错时发放,避免因此带来的税务误会及法律风险。

 

 

 

 

供   稿 | 张扬律师团队

排   版 | 卢嘉欣

核   稿 | 苏慧英

审   定 | 张   扬