《民法典》新增个人信息保护规定,企业对入职员工的背景调查如何做到合法合规?

发表时间:2020-12-04 所属分类:

实践中,大多企业在招聘员工的时候,除了审查应聘者提供的学历等应聘资料外,还会对应聘者进行背景调查,以防止应聘者隐瞒有竞业限制义务在身等重要信息,或是提供虚假情况,从而入职后对企业造成损失。企业的背景调查主要围绕员工的个人信息展开,而在2021年1月1日起施行的《民法典》确认个人信息的保护,那么在此背景下,企业对入职员工的背景调查如何才能做到合法合规?

一、为避免侵犯员工隐私,企业可设置相关条款保障背景调查程序合法合规。

 《民法典》第一百一十一条规定:“自然人的个人信息受法律保护。任何组织或者个人需要获取他人个人信息的,应当依法取得并确保信息安全,不得非法收集、使用、加工、传输他人个人信息,不得非法买卖、提供或者公开他人个人信息。”从此规定可知,员工的个人信息受到法律的保护,企业在收集拟录用的员工的个人信息时,需依法取得并需确保员工个人信息安全。

但实践中,很多企业在进行背景调查时并未经被背调者的授权同意,以至于企业虽收集了解到了所需的信息,但却有可能在不经意间侵犯了员工的隐私。因此,企业对员工进行背景调查之前,最好保留书面证据以证明企业进行背景调查是经过该员工的同意的,具体的做法是可在《入职登记表》或《劳动合同》中加入:“乙方(员工)同意向甲方(公司)如实说明建立劳动合同直接相关的基本情况,且同意甲方向乙方前述的工作单位及相关人员核实个人信息及劳动合同关系情况”的条款,并在员工入职的时候让其签署同意。

二、员工个人信息受法律保护,企业应确保背景调查的内容合法合规。

 《劳动合同法》规定,用人单位有权了解劳动者与劳动合同直接相关的基本情况,这些基本情况包括劳动者的年龄、学历、工作经历等等。此外,《民法典》第一千零三十四条规定:“自然人的个人信息受法律保护。个人信息是以电子或者其他方式记录的能够单独或者与其他信息结合识别特定自然人的各种信息,包括自然人的姓名、出生日期、身份证件号码、生物识别信息、住址、电话号码、电子邮箱、健康信息、行踪信息等。个人信息中的私密信息,适用有关隐私权的规定;没有规定的,适用有关个人信息保护的规定。”

因此,企业在背景调查时不是所有的信息都可以收集,只能限于与劳动合同相关的基本情况,且公司通过背景调查获取相关的信息之后,应妥善保管,不得任意公开,否则将会有侵犯员工隐私的风险。

 

                                               

                                         

                               

                             

                       

 供   稿 | 张扬律师团队

 排   版 | 肖宇珊

 核   稿 | 苏慧英