企业劳动规章制度合规要点与指引

发表时间:2022-06-16 所属分类:诺臣原创

引言:企业作为营利法人,最理想的状态应当是一个能够可持续经营且长效运转的组织,在当下与未来的营商环境中,能否筑成企业内部依法治理脉络、守法经营模式、合规管理体系是企业葆有顽强生命力的关键要素之一。

企业合规是一个多方面、多维度、多板块的科学。企业中众多领域都涉及合规的审查,例如:交易合规、劳动合规、财税合规、反腐合规、投资合规、数据合规等。而其中劳动合规管理的重点在于平衡职工与企业的利益、职工与上级之间的利益,并围绕业务板块设置职工的合规义务、构建职工与企业之间较为合理、平衡的权利义务体系。劳动规章制度合规可以将外部规范内化为企业内部的合规规范,将各层次法律规范对企业的要求分解、内化具体落实到企业的职工身上,带动其他领域的合规管理扎实落地。劳动规章制度还可以渗透到其他领域(诸如安全生产、反商业贿赂)的规章制度,劳动规章制度同时也是劳动合规的核心。

一、劳动规章制度的内涵与性质

劳动规章制度是指:用人单位通过民主程序制定的、内容合法合理且依法进行公示、告知的法律文件,同时也是对职工行使日常管理权,维护用人单位正常管理秩序的法律文件,更是在用人单位内部对用人单位和职工具有约束力的各类规章制度的总称。通常认为,企业规章制度的范围更加宽泛,不仅包括劳动规章制度,也包括与劳动无关的其他规章制度,如安全生产管理制度、合同管理制度、销售管理制度等。

劳动规章制度的性质通常有三种学说:法律规范说、契约规范说、集体合意说。法律规范说在很大程度上将劳动规章制度的制定同立法建立了联系,用人单位基于经营权,被法律授予指定劳动规章的权利,不论劳动者是否知悉,在事实上对劳动者都具有一定法律效力。契约规范说认为,劳动制度首先由用人单位单方制定或变更,经过职工同意后才成为职工与用人单位之间的劳动合同内容之一部分,进而具有法律约束力。集体合意说认为,用人单位制定劳动规章制度是针对全体职工统一设定的集体规范,是基于职工集体合意才产生相应的法律约束力。

一般认为,集体合意说符合当下法律规范及司法实践。以下是现行法律中对于企业规章制度制定、修改的相应内容和程序:

由此可以洞见,企业的劳动规章制度是应当通过一定的程序来制定,才能够成为企业治理的规范之一。那么企业劳动规章制度的生效要件又有哪些呢?

二、劳动规章制度的生效要件

(一)制定主体的合法性

劳动规章制度须由用人单位组织制定并发布。在实践中,企业制定劳动规章制度时通常会授权或委托人力资源部门、行政部门或战略规划部门等起草,但是劳动规章制度在发布时一定要以企业的名义发布,否则其效力范围将容易遭到质疑,面临制定主体不适格的法律风险。故,用人单位内设机构、未领取营业执照的分企业均不可成为用人单位,并非组织制定和发布劳动规章制度的合法主体,但是经领取营业执照的分企业可以作为用人单位,可以组织制定和发布劳动规章制度。

集团成员企业内,无论其股权架构关系或者内部组织架构如何划分,具有独立法人资格的用人单位应当独立进行民主程序制定规章制度。需要注意的是,分企业的职工可以共同与总企业进行民主程序,也可以独立进行民主程序。即分企业可以同总企业共用一套规章制度,但须共同完成民主程序;也可以同总企业制定不同的规章制度,独立完成民主程序。

(二)制定内容合法、合理

依据《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律问题的解释(一)》第五十条:“用人单位根据劳动合同法第四条规定,通过民主程序制定的规章制度,不违反国家法律、行政法规及政策规定,并已向劳动者公示的,可以作为确定双方权利义务的依据。”因此,劳动规章制度得以成为审理劳动争议案件依据的一项重要前提是其内容不违反国家法律、行政法规及政策的规定。劳动规章制度的内容必须在现行法律法规的框架之内制定,不得违反法律、法规和政策的规定,否则,企业极易因劳动规章制度内容不合法、不合理而引起劳资纠纷。如劳动规章制度约定职工必须接受“996”的工作强度、约定工用人单位可以单方解除劳动合同且无须支付经济补偿金、企业管理者可以对基层职工搜身等就明显属于违法内容,相关的规章制度无效或者部分无效。

规章制度的合理性旨在约束用人单位的自主用工权,用人单位不可以无限放大自身的管理权而忽视了职工的各项合法权益,规章制度的合理性体现在诸多方面,可以考虑善良风俗、过错与惩罚比例相当原则等等,人民法院或劳动仲裁委有权审查规章制度的合理性。如企业规定职工迟到一次克扣一千块工资、上厕所每次不超过五分钟、吃饭不得超过十五分钟等等。规章制度的合理性是体现用人单位和职工平等民主协商的一个重要表现形式。

此外,企业劳动规章制度的内容要和劳动合同、集体合同做好衔接,避免发生冲突。

(三)制定程序合法

劳动规章制度制定的程序一般包括起草制度草案、民主讨论制度草案、制度草案表决通过和规章制度公示四个步骤。

1、规章制度草案形成

规章制度的草案有两个类型,一种是原先没有该制度的创设性草案,另一种是对现有制度的修订性草案。但无论是何种类型,大致过程都需要确定成立相关工作小组并确定参与起草人员,企业可以通过正式发文的方式来固定此环节的过程性文件,需要注意规章制度起草成员须具有一定的专业性并对企业自身文化和管理理念有一定了解,便于后期执行。草案拟定完成后,企业可以通过发文或移动电子通信等方式来向职工征求意见。

2、职工讨论草案

该步骤是最能体现企业民主管理的重要一环,企业应当充分吸收职工的各方面意见或建议方案,并经过反复修改后才能形成最终的提交表决的草案。企业应当认识到,任何规章制度都不可能一蹴而就的,讨论草案、修订草案不仅要对制度的关键内容规范表述,包括制度的用词用语、标点符号等,还要能够体现企业自身管理特色并确保不违反各类规范性法律文件、企业章程、上位制度等,还需要具备充足的合理性。该步骤应当注重保留职工提交意见或建议方案的各类材料,并由职工签字确认。需要注意的是,企业不应当忽视民主讨论期间因各种原因无法正常出席企业的职工的表达意见或建议的权利,可以通过电话访问或者电子邮箱等方式接收职工的相关意思表示。

3、协商表决制度草案

协商表决是制定程序中最重要的步骤,可以直接影响规章制度是否成立或生效。职工在上一个步骤形成了五花八门的意见或建议方案,企业往往有与之相违背的意见或看法,但任何对制度草案的争议都须形成规章制度的终稿,以推进表决程序的进行。对规章制度的表决程序充满了民主决策的意味,表决的方式有召开全体职工大会、职工代表大会或工会等。纵观我国的司法实践,仅部分地区司法实践支持召开工会通过制度草案,因而从风险控制的角度,召开职工代表大会或全体职工大会更有利于制度草案的生效;须注意的是,若召开职工代表大会对规章制度进行表决的,所参会的代表应当均由合法程序选举产生,并均在任期内。

表决程序的合法性需要关注两个要素:①参与表决人具备资格;②表决通过的多数决类型。对于要素①,召开全体职工代表大会的,全体职工为表决总数,企业可以通过提供当月经社保主管部门确认的缴交社保名册作为证明;若是召开职工代表大会,企业还需提供相关代表经合法选举的证明材料。对于要素②,多数决有一般多数决(过半通过)和绝对多数决(至少三分之二以上通过)两种。因为规章制度直接涉及职工切身利益,且为了更能体现民主性,应当按照多数决的方式确认表决通过。

4、制度的公示

规章制度经表决通过后并非立即生效,企业应当通过正式发文并加盖企业公章、法定代表人签字等方式来将其作为正式法律文件后向全体职工公示。公示的方式多种多样,可以采取组织集体学习、考试、培训、传阅等。

三、劳动规章制度的其他合规注意事项

在实务中,要制定一套完备的劳动规章制度,不仅需要符合法律的要求,还需要符合技术要求。就劳动规章制度的技术要求而言,主要包括以下方面:

(一)行文规范、内容齐全

就形式而言,劳动规章制度是由许多条文构成的。如果条文非常多,可以参考法律法规的定义方式把条文按照内容与层次,分为若干编、章、节、条、款、项、目。就内容而言,一个规章的正文通常包含以下三个部分:

1、前言

前言部分应包含三个部分:(1)劳动规章制度的目的或原则,明确告知职工劳动规章制度制定的目的和制定原则是其制定的基础;(2)劳动规章制度的适用范围,针对不同层级、不同职能的职工或不同地域的分公司、子公司等,其所使用的劳动规章制度也有所不同,因此,在制定劳动规章制度时需要明确其适用范围;(3)劳动规章制度的相关术语解释,这是对劳动规章制度的完善和补充。

2、主文

主文部分应明确企业职工所享有的权利、需要履行的义务以及违反制度需要承担的责任。劳动规章制度中的权利规定了职工应该享有什么权利,即在双方保持劳动关系期间应当做什么,是劳动规章制度的核心部分。例如,企业的奖罚制度规定在什么情况下,职工有权获得什么样的奖励。劳动规章制度的义务明确了职工在和企业保持劳动关系期间必须做什么。例如,企业的考勤制度规定了职工需要履行公司上班时间的义务。责任是当职工违反了劳动规章制度中对职工义务的规定后应该承担的后果。

3、附则

附则部分应该包括三个方面:第一部分是劳动规章制度的解释、修改;第二部分是劳动规章制度的追溯力;第三部分是劳动规章制度的生效时间。在第一部分中,劳动规章制度应明确具有解释、修改权利的主体,以及进行解释、修改的原则。在第二部分中,要明确企业的劳动规章制度不具有追溯力,即现行颁布的劳动规章制度对于企业成员以往的行为不具有规范力;在第三部分中,同国家制定的部分法律有所不同,劳动规章制度的生效日期可以自颁布之日起即行生效。

(二)语言严谨

在语言表述上,首要的一点就是做到“明确”即文字表述明白、准确,不产生歧义,否则这些条款无法得到正常执行。为了体现劳动规章制度的权威性与强制性,文字表述必须要严肃、规范:

第一,尽量使用“应当”、“必须”、“禁止”等带有强制意味的词语,避免“不可以”、“尽量”等口语化和建议性的词语。

第二,用词需规范,劳动规章制度的用语必须是正式的规范的书面语言。不使用方言俚语、不使用不规范的简称,不滥用冷僻词语等。对于一些尚把握不准的提法和难以阐明的定义,不要勉强写入,以免造成歧义。

第三,除了严肃和规范之外,劳动规章制度的语言还必须是严密、无懈可击的。在内容上就是要面面俱到,在文字表述上则是全面周到。每一章节、每一条款甚至每一词语都必须有确定的属性,避免影响执行效果。

第四,语言表述言简意赅。劳动规章制度的文字既要做到语言简洁,又要做到文意完备。

第五,语句应前后照应,不自相矛盾。所谓前后照应,是指相关的词语要搭配得当,连续使用的限制词要口径一致。

综上,用人单位劳动规章制度的制定应当要遵循以上的一些要件和程序,这样才能要作为处理劳动争议的依据,以及劳动关系管理的有效工具。

 

 

 

 

供   稿 | 诺臣合规研究院

排   版 | 董丽娜

核   稿 | 苏慧英

审   定 | 张   扬