与客户首次会谈,我们做了哪些准备工作?

发表时间:2020-02-20 所属分类:

在复杂的土地诉讼案件中,律师与客户的会谈非常重要,会谈的情况影响律师能否全面把握整个案件的实情,作出最准确的判断,从而选择最优的代理策略。客户至上是我们的理念,首次会谈,我们也会做好全面的准备。

在福律阁团队的办案流程中,与客户的首次会谈是其中关键的一步,为了促进与客户的首次会谈能够顺利,我将结合团队在办案中的实践,分享我们前期做了哪些准备工作。

 

01了解客户

 

律师作为服务者,了解客户,才能更好地提供服务,让客户满意。因此,充分且完备的尽职调查必不可少。了解客户,不仅仅是其单一的主体,还包括对案件相关信息的掌握。我们在与客户会谈前,会尽量多地收集和了解客户的信息及案件的关联信息。

首先,对客户的行业背景展开调查,这个可以通过国家企业信用信息公示系统、企查查等网站以及检索相关的新闻来了解,初步了解状况后有利于对案件背景的把握,明白客户的需求是什么。其次,对涉案地块的调查,因为在代理土地诉讼案件中,不可避免涉及土地争议,那么争议地块的位置、地价、房价相当关键,这对于解决客户的痛点至关重要。特别需要注意的是,涉案地块是否经过其他诉讼程序,客户或者其他相关人员是否进行过信访,全网检索涉案地块有关的新闻,这是土地诉讼案件代理中必须要了解的基本情况,也有利于我们掌控案件的难易程度。第三,对案件涉及的其他当事人进充分的调查,自然人的相对容易,如果是企业,需要检索工商信息、企业信用、其他关联公司的信息,是否被列入失信人名单,涉诉情形等等。如果案件已经经过诉讼,那么需要原审法官的履历进行查询,包括法官曾经审判的案件通过可视化展示,找法官曾办理类似案件的庭审视频进行研究,分析法官的裁判思路,从中寻找案件的突破口。全方位的调查,只为更全面地了解案件情况,为客户提供更周全的法律服务。

 

02制作大事记

 

大事记主要的作用是梳理案情,整理案件基础事实。将原本厚厚的案件材料变成薄薄的几页纸,既要全面、完整,不能遗漏任何案件相关的证据材料,又要保持客观,避免先入为主,这需要在熟悉案件的基础上,由熟练使用大事记的人来完成,否则可能导致大事记不符合要求或者没有抓住重点。

 

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(大事记)

 

制作大事记,我们一般是按照时间顺序来进行排序,注明事件概要、重点事项、涉及主体、事实所依据的文件材料名称、关键词。也有按照法院的审判程序来排序的。无论哪种方式,最重要的是理清案件事实,为后续打好基础。

 

大事记是基本功,是团队办理案件的必要辅助,因此每一个案件我们都会制作大事记。在代理复杂土地诉讼案件中,案情较为复杂,大事记对于理解案情有着至关重要的作用。

 

03绘制时间轴

 

时间轴是在大事记的基础上进行的精加工,并以图表的形式展示,突出重点。具体来说,即是依据大事记,梳理其中的关键时间、事件制作而成。

 

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(时间轴)

 

制作时间轴的目的是清晰展现案件情况,并从中发现事件衔接、起诉期限、权利义务的先后履行、双方或者多方的抗辩、程序是否符合法律规定等等。

 

04案件过会

 

案件过会是福律阁团队办案流程中的关键环节,旨在依托团队化的办案模式,提升疑难复杂案件的办案质量。因为复杂土地诉讼案件,年限跨度大、时间长、涉及主体多,往往也涉及多个法律关系,所以案件的办理过程中会出现较多问题。如案件事实模糊,争议较大,强大的诉讼对手都增加了办案的难度。

 

过会通常会进行三次。第一次是小组过会,主要目的是梳理案件事实,找出初步的破局点。过会的过程中,办案成员会详细分析案情及涉及的相关法律关系,各自从不同的角度对案件发表意见,提出问题,并围绕存在的问题进行充分讨论,总结争议焦点,剖析法律关系,理清案件事实。第二次过会是主办律师过会,主要是确定诉讼方向。第二次过会,是在原来的基础上,分析下一步办案方向,研讨具体的办法,进一步检索未解的问题,加强对案件情况的调查。并在会后形成问题清单与补充材料清单。特别重大疑难复杂的案件专家团队会参与过会。第三次过会是见客户前的过会,主要目的是对案件整体再次进行对碰,发现问题解决问题,便于在与客户面谈前做好充分的准备和信心。

 

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(过会)

 

过会带有方向性和目的性,既为办案人员指明了下一步的具体办案方向,又能提升了办案质量和效率,在与客户会谈前,案件过会必不可少。

 

05列问题清单

 

在与客户会谈前,沟通方式基本是通过微信或者电话联系,主要以微信为主。律师所了解的案件事实非常有限,看完案件材料后,对案情有了基本的把握,但是会有很多的问题需要向客户核实,心里的疑问要向客户求证。

 

为提高见面会谈的效率,会谈前准备好问题清单,包含问题及客户应当补充的材料,会谈时一一向客户核实。一方面,书面清单不至于遗忘问题,在案件太多的时候,可能看材料时或者案件过会当时记得,但后续就忘了,书面记录有助于辅助记忆。另一方面,列出问题清单更便于与客户核对问题,畅通双方的对话。

 

06制作案件汇报PPT

 

与客户会谈,首要目的是建立与客户之间的信任,最终形成委托。那么如何向客户充分展示我们的专业水平,让客户了解理解我们,感受到我们为其案件付出的努力与用心。以PPT为介质进行案件汇报是最合适不过的了。

 

PPT展示力求形式简洁,内容多样。形式简洁,是指PPT的底色选择单色系,深色最好,切忌花里胡哨,因为深色背景更能凸显PPT的细节,看起来也更加高级;其次,PPT的字体样式、颜色、大小,与PPT背景的契合,也需要花时间精力去调整,字体一般选择微软雅黑,字号最好大于30号;第三,文字的表述要尽量简洁,每页PPT字数不要太多,列明要点即可。如果同一个主题内容确实很多,务必拆分成多页,同时需要注意,保持这几页排版的一致性。

 

此外,强调的是汇报的内容,这是案件汇报中最重要的部分。案件的汇报一般分为三大板块,第一板块是介绍律所及团队,向客户展示在案件办理方面的业绩及优势,第二板块是案情分析,主要是对案件的基本事实进行介绍,对前期的成果,含大事记、时间轴、尽职调查等,也是为了向客户说明我们的重视。第三板块是策略分析,是最核心的部分,也是客户最关心的内容,这部分内容即是前期案件过会时所形成的结果。

 

一次让客户满意的会谈,往往需要前期的充分准备。律师需要做足证据、事实、图表、DD(地块、一二审法官、行政机关)、检索、论证、三次过会、PPT展示、与客户全面沟通,才能制定令客户满意的争议解决方案。

 

而准备工作涉及较多的流程,需要团队作战。实践中的准备工作非本文所能涵盖,本文只是抛砖引玉,以期与大家交流。

 

最后,关于律师与客户首次会谈需做什么工作,更多的观点及建议,敬请期待我们的新书《土地争议行民交叉裁判规则与案例解析》,将于2020年3月出版上市。

 

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宋静 | 广东诺臣律师事务所

【专业领域】土地权属争议、土地行政裁决、土地登记纠纷、土地出让(转让)合同纠纷、规划许可纠纷、建设许可纠纷、土地征收补偿纠纷、闲置土地收回、违法用地处罚等土地争议。

【团队宗旨】始终致力于解决复杂土地争议,只做别人败诉的案件!

 

排   版 | 麦瑞婷

核   稿 | 苏慧英