账货不符却无法拒付货款?皆因交易习惯惹的祸!企业如何防范采购环节的法律风险

发表时间:2020-01-22 所属分类:

在商业交易中,最常见的就是买卖交易,但不少企业却忽视了其中的法律风险,尤其到了年底,追收账款困难、账单金额与实际收货不符的事情也是不鲜见的事情。

 

广东诺臣律师事务所张扬律师团队近期刚经办的一起案件,就是因为买卖双方的结算方式以何者为准引起了纠纷。

 

【案情简介】

 

A公司向B公司采购产品,双方未签订合同,交易流程为A公司每次收货后签收送货单,按月结算。结算时B公司需先开具发票,连同月份对账单提交给A公司,A公司收票对账后再支付货款。

 

在某个月份中,A公司发现B公司提供的发票高于送货单金额,未支付货款,B公司起诉至法院。

 

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最终法院认为双方的交易习惯是B公司先开票,A公司人员签收,最后A公司转账支付,根据交易习惯应按发票金额结算。

 

从这起案件可以看到,采购虽然是最常出现的交易类型,但稍加不慎双方同样会引起争议。如何规范采购交易流程,减少交易风险,律师将给出几招帮助企业做好规范。

 

【律师建议】

 

1、合同是交易的基础,交易前双方应订立合同,确定价格、交付、结算、违约责任等主要条款,以确保实现交易目的和保障交易安全。

 

不少企业认为双方合作只需信任二字,合同则可有可无。在商业交易中,除了双方之间的信任,更重要的是制度的约束,而这个约束就是合同。从目前司法实践看,双方未签订合同的,法院通常会通过交易习惯确认交易规则,但交易习惯的认定并不好把握,这就导致法官的自由裁量权较大,企业容易处于被动状态,因此签订合同不仅是为了双方有履行的标准,也是为了出现纠纷时有据可依。

 

2、送货单是供应商送货、采购方收货的凭据,双方都应保管好送货的相关材料,及时对账。

 

对于供应商来说,送货单是证明货物已交付的重要凭证,因此供方需要加强货物的签收管理。一般来说,有效的签收单上应注明货物的规格、型号、品名、单价、数量等,最重要的是收货人的签名及收货单位的盖章。而对于采购方来说,送货单也是核对账单金额是否准确的凭证,当供应商向公司收取货款时,采购方应依照送货单进行核对,避免出现多收取货款的情况。

 

对于送货单等单据,一般公司只是由员工签名,这就存在很大风险。对于供方来说,收货人应当是合同约定的或能提供授权的收货人,否则人员变动频繁的公司可能会以单据上并非是公司员工而否认收货。对于采购方来说,无权限员工对外签收单据,法院认定为构成表见代理的,公司同样要为此承担责任。因此,合同应约定清楚负责人、对接人的信息(包括姓名、电话、电子邮箱),并明确非负责人、对接人签字确认的,不视为公司行为。

 

3、对账应要求对方提供纸质盖章文件,流程应严格规范。

 

送货单是收货的凭据,对账单则是双方最终确定价款的依据。双方应当定期对账,形成书面的对账单,并要求对方在对账单上签字盖章。如果采购方不支付款项的,应要求采购方出具还款承诺书或计划书,写明具体还款金额及还款时间。采购方如在对账过程中有异议的,应向对方提出,同时保留好对账单、支付凭证等原件。

 

4、双方应把控发票的风险,不能直接将发票作为已付款或确认付款金额的凭证。

 

商业交易中,往往在采购方付款之前供应商就已经开出发票,这就需要供应商注意在提交发票给采购方时告知出具发票不代表已付款。另一方面,对账完成前供应商先提交了发票的,采购方也要注意其中的陷阱。因为对账尚未完成,必须告知“开具发票为公司的财务审批要求,不视为公司已确认货款,公司需核对确认数量、金额无误后再安排财务付款”。否则对方有可能以签收发票的金额来主张货款数额。

 

5、公司应建立规范的合同管理制度,从签订到履行应有标准化的流程。

 

合同管理是制度、流程和文本的统一。通常来说,合同的管理制度包括:对方的信用调查、立项、审批、批准、履行及纠纷处理,管理层应明确各自的职责,权责统一,才能使合同处于可控制的状态。鉴于合同是市场交易的基础,合同的订立和履行极为重要,企业应提高相关人员对合同法律风险的把控能力,或交由专业人士,如公司法务、法律顾问进行合同审查把关。

 

看似平常的采购交易中其实隐藏了不少的法律风险,因此在处理交易的过程中,公司需要有证据保留的意识,尤其重要事项应通过纸质文件或者指定电子邮箱沟通,这些证据将会在履行及纠纷处理中起到重要的作用。公司规范好了最基础的交易流程,也能为公司的经营运打下良好基础,减少法律的纷争,全力做好公司业务。

 

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汤嘉丽  |  广东诺臣律师事务所张扬律师团队

 

具有法学与新闻复合背景,熟悉传媒运作规律,擅长法律文书写作及大数据分析,曾编写过广东媒体侵权数据报告、广州股权转让数据报告等。常年服务于数十家法律顾问单位,涉及文化创意、互联网高新企业等多个领域,善于从“互联网+”的角度多维度思考法律问题,擅长运用媒体解决企业遇到的问题。

 

 

 

撰   稿 | 汤嘉丽

排   版 | 刘蔚贤

核   稿 | 苏慧英